Als Werbeagentur haben wir, das Baumkrone-Team, täglich Berührungspunkte mit neuen Thematiken, individuellen Kund*innenwünschen und interessanten Herausforderungen. Die Gemeinde Klosterlechfeld hat sich mit dem Wunsch an uns gewandt, ein funktionales und ansprechend gestaltetes Portal für Vereine zu bekommen. Dieser Aufgabe sind wir natürlich mit Freude nachgegangen und haben unsere kreativen Köpfe zusammengesteckt. Was am Ende dabei herausgekommen ist, ist ein Portal, auf dem Veranstaltungen für die Gemeinde geplant und koordiniert werden können. Des Weiteren gibt es dort die Möglichkeit zur unkomplizierten Kommunikation zwischen den Gruppierungen und der Gemeinde. Unser Ziel war es, eine übersichtliche Plattform zu schaffen, das lästige Bürokratie stressfrei und benutzerfreundlich vereinfacht. "Alle relevanten Informationen auf einer Plattform zusammengeführt" lautete unsere Devise bei diesem Projekt.
Das Vereinsleben ist sehr wichtig für das gemeinschaftliche Leben innerhalb einer Gemeinde. Deshalb ist es der Gemeinde Klosterlechfeld ein großes Anliegen, die Organisation und Kommunikation zwischen Vereinen und dem Verwaltungsapparat so unkompliziert, wie möglich, zu gestalten. Die Organisationen können sich mit ihren Zugangsdaten einloggen und gelangen so zu einer Vielzahl an Informationen. Man hat die Möglichkeit, auf dem Vereinsportal online Anträge einreichen, oder sich für bestimmte Dienste eintragen.
Zudem findet man dort Informationen/PDF-Dateien zu verschiedenen Veranstaltungen. Auch detaillierte Auskünfte, wie beispielsweise zum Jugendschutzgesetz und Nahrungsmittelhygiene, können dem Portal entnommen werden. Bei bevorstehenden Veranstaltungen können die Vereinsmitglieder zudem Standinformationen, Lagepläne und Plakate der Veranstaltungen abrufen und einsehen, sodass jeder bestmöglich und umfassend informiert ist.
Dass Vereine von ihren Vereinsmitgliedern und deren ehrenamtlichem Engagement leben, ist eine Tatsache. Um dem Vereinsleben einen Aufschwung zu geben und evtl. sogar neue Mitglieder zu gewinnen, ist es wichtig, klare Strukturen zu haben und ein unkompliziertes Einbringen zu ermöglichen.
Auf dem Vereinsportal von Klosterlechfeld gibt es beispielsweise auch einen Helferplan. Dort können sich Vereine für verschiedene Schichten und Aufgaben bei den jeweiligen Gemeinde-Veranstaltungen eintragen. Im Veranstaltungskalender gewinnt man eine Übersicht über alle anstehenden Events. Hat man als Verein eine Veranstaltungsidee, kann man diese mit Titel, relevanten Informationen, Datum, Ort, etc. online einreichen. Die Gemeinde Klosterlechfeld erhält automatisch eine Benachrichtigung über den Neueingang, kann diese umgehend prüfen und hat die Möglichkeit, die Veranstaltung freizugeben. Direkt im Anschluss erscheint die Veranstaltung im Online-Kalender, sodass jeder direkt Kenntnis davon nehmen kann.
Einen enormen Mehrwert bietet auch die Rubrik "Leihgegenstände". Dort kann per Onlineformular angegeben werden, welche Gegenstände man für eine Veranstaltung von der Gemeinde ausleihen möchte (beispielsweise Grill, Kühlschrank, Tassen, Sonnenschirme etc.). Die Verfügbarkeit wird überprüft und die Anfragenden bekommen zeitnah eine Rückmeldung. Diese Einrichtung nimmt für viele Vereine eine große Hürde, da die Ausrichtung von Festen oft von den zur Verfügung stehenden Mitteln abhängt. Mehrkosten und unnötige Parallelanschaffungen können so geschickt und im Sinne der Nachhaltigkeit vermieden werden.
Unter anderem findet in Klosterlechfeld jährlich der Adventsmarkt, das Dorffest und der Hobby- und Handwerkermarkt statt.